業務の属人化はしてもいいけど、ブラックボックス化すると事業にとって致命的リスクになる。
Tomoe KOBAYASHI
ガーデニア フリーランス秘書・オンライン事務代行
内製化と外製化は企業の呼吸。事務代行するときに最初に考えておきたい「扇の要」を作ること。
Tomoe KOBAYASHI
オンライン秘書・事務代行サービスガーデニア代表小林です（詳しいプロフィールはこちら）。
ガーデニアの一番人気のプランは、タスク管理・スケジュール管理プランですが、そのプランをお申込みされた起業家・企業様は、徐々にコンシェルジュ的秘書のコースに移行するのを希望されることが多いです。
最近では、コンシェルジュ型秘書のコースをすぐにご依頼いただくことも多く、そのコースの学びのためにアメリカの先端の情報を取り入れたり学んでいるところでもあります（これについてはまた別記事で書きます）。
あくまで少ない事例をもとにした自分の肌感覚となりますが、特にインターネットを活用して起業している事業家さん、たとえばSNS起業家さんやIT系スタートアップ企業にとって、事務代行サービスそのものは周知されつつあり、低単価・カジュアルな個人事業主ベースのものから、大手法人が運営するものまでさまざまなものをすでに利用されているケースが多いです。
それなのになぜ、あえてガーデニアにお問い合わせが来るのか？
実際にお問い合わせいただいた経営者さんをヒアリングしてきて分かったのが以下のことです。
今のVUCAの時代の企業にとって、外製化と内製化は呼吸のようなもので、その時々の状況に応じて、外製化させたり内製化させたいというニーズがあるのに、世間一般のオンライン秘書・事務代行サービスでは、外製化ありきでの話しかない。そこで、どうもそれに近いようなサービスを提供してくれそうだという期待からコンシェルジュ型秘書を申し込まれる、ということです。
なお、これがもっと大掛かりな業務プロセス見直し（ビジネスプロセスマネジメント）となると、コンサルティング系のサービスがメインとなります。コンサルタントは手を動かしたり伴走したりすることはないので、そうなるとひとり社長さんや中小企業だと実際に具現化していく人員がいなくて困るし高額で手が出しにくい・・・となるわけです。
つまり、外製化（outsourcing）と内製化（insourcing）の両方のフェイズや動きに対応できるようなサービスがないということです。
そこで、ガーデニアのコンシェルジュ型秘書のサービスに、このインターフェイスの部分に入って欲しいというご要望があるのですね。つまり以下の図でいうところのインフィニティマークの中央にガーデニアが入るというイメージです。
あるいは、もっと日本人になじみのある表現言うと、「扇の要」になるイメージです。
正直に言うと、外注化を促して大量の事務作業を巻き取ってルーチン化していく方が事業体としてはスケールしやすいのですが、結局単純事務作業はクライアントさんの利益と相反する部分があるので、安く売るか、大企業のように薄利多売的な動きをしなければならない必要があるんですよね。
でも、組織を大きくすることは私の性分にあっていないので、やはり最小にして最大の結果をもたらす「扇の要」的なサービス提供をすることはとてもやりやすいなと思います。
もともとが、ウェルスダイナミクスでいうところの無駄が嫌いで効率化と改善が好きなロード・メカニック要素を持っているので、こういう業務はやりがいを感じます。
ところで、日本では「扇の要」と呼ばれるこのポジション、実はそれに近いポジションが最近欧米でも注目されているのです。これについては、別記事で語りますね。
ABOUT ME
タスク管理スケジュール管理を中心に、個人起業家・社員１０名程度までの中小企業の経営者のためにバックオフィス業務と事務局代行、事業の扇の要をつくるChief of Staff（CoS）サービスを提供しています。
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