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サポート・ご支援実績

タスク管理・スケジュール管理プランの事例

IT系(システム開発)会社 経営者(50代 男性)

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業態:ひとり社長+業務委託メンバーの約6名体制で、IT系のシステムを自治体や企業に納品し、長期にわたり運用メンテナンスしている。

問題点:複数の取引先とのプロジェクトを一元管理しておらず、期限管理を自分の脳の記憶と相手先からのリマインドに頼っていた。
営業活動の結果、取引先が増加し始めた時期があり、しばらくしてプロジェクトの管理や期限管理が脳の記憶では対応できなくなっていた。結果、数か月後、ついにタスク漏れによる顧客からのクレームが発生した。

 

after

notionと秘書の伴走により、すべての取引先との期限を可視化し、一元管理。これにより、最低限のタスク漏れの危険性が低下。

さらに、業務委託メンバーの抱えているタスク状況をnotionで可視化することで、お互いの進捗状況を確かめ合うコミュニケーションコストが減少。

会計事務所経営者 (60代 男性) 

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業態:スタッフ(正社員、パート)30名程度の約40年運営されている会計事務所。国内外の企業の財務・税務支援を行う。

問題点:本業の会計事務所の業務は安定はしているが、労働集約型で利益率が低い。属人的で人が辞める度に採用のコストと時間がかかる。昨今の人手不足もあり、属人的な事業は頭打ち感がある。

そのため、10年ほど前から、コンテンツ販売やフランチャイズサービスなど新規事業を立ち上げようとしているが、社内のリソースが確保できない。また、外注業者や、本業とは無関係の新規事業用のスタッフを採用してもうまくマネジメントができない。

after

notionによる手持ちタスクのすべての可視化と整理を進める。これにより、まずは経営者自身が抱えているタスクの仕分けと取捨選択ができた。

2か月後、タスク管理・スケジュール管理プランに加え、コンシェルジュ型秘書サービスへと契約をシフト。広告業者、ウェブマーケティング業者などとの連絡窓口全部に秘書が入ることで、連絡もれ・進捗もれを防止。

3か月後、さらにディレクター秘書へと契約をシフト。新規事業スタッフ全体のグループセクレタリーとしての進捗管理、リマインド、会議の議事録作成などを通して全体のプロジェクトの進捗管理のサポートを行う。さらに、経営者が受講しビジネスとして構築予定のオンライン講座構築サービスに、受講サポートとして秘書がすべての連絡手段(LINE、Chatwork、FBグループ)に入ることで、進捗もれを防止。

コンシェルジュ型秘書の事例

福祉サービス・美容/フィットネス事業の実店舗を多数運営する会社経営者 (40代 女性)

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業態:福祉サービス(デイサービス)2店舗、美容/フィットネス2店舗の合計4店舗を運営し、正社員・パート社員・業務委託トータル30名程度の社員を抱える企業を経営。

問題点:もともとIT系のツールは苦手なうえに、日々実店舗間を自動車で移動しながら指導したりマネジメントをしており、パソコンを活用した事務作業まで手が回らない。ウェブマーケティングやSNS投稿の画像作成までは外注業者に任せているが、1つのSNSから他のSNSへの投稿の展開など発注先が見つからない細かい作業ができていない。ちょっとしたチラシ作成やドキュメント作成に手が回らない。紙と判子で契約書などをやり取りする旧態依然としたアナログの事業運営状況。また、各種外注業者と社労士や税理士との連絡などは経営者自身が行っており、コミュニケーションコストが高くついている。

 

after

各所に散逸していたドキュメント、データ、ログインデータを秘書が一元管理。フォルダ階層構造の作成をルール化・可視化し、迷わずに資料類を格納できるようになる。

電子署名のサービス導入を行い、現場スタッフへのレクチャーおよびルール策定のサポート。紙と判子に縛られず契約が取れるようになり、時間が短縮。

広告業者や外注業者との連絡に秘書が入り、コミュニケーションのスピードアップ。さらに、外注業者には依頼できない、1つのSNSから他のSNSの展開投稿といった細かい作業を秘書がサポート。

社労士との面談や打ち合わせに秘書が入り、給与計算や勤怠管理の実作業を行う。経営者は手を動かす必要なく、成果物のチェックと意思決定のみに集中。

その他、簡易的なチラシの作成やPDF化、簡単なロゴ作成などを秘書が行うことで、外注業者への発注や自作するコストをカット。

単発・スポットでのご依頼可能な事務代行

すべての作業にAI(ChatGPT、Claude、Gemini、DeepL等)を活用しコストカットとクオリティアップに努めています。

関数等を用いた各種管理シート等の作成

  • 各SNSのログ取り、フォロワー数の増減等が一元化・可視化できるドキュメントをGoogleスプレッドシートで作成→定期的に秘書がチェックすることで関係者の記入漏れを防ぎ、アクティブな運用状況を保つ
  • 体験セミナー申込数、着席数、個別相談遷移数、成約数といったファネルの各ステージの実績数字と目標数字、達成率の分かる管理シートを関数を用いてGoogleスプレッドシートで作成
  • 多店舗経のスタッフの管理のための月報シートを作成。達成率や自己評価、振り返りなどを可視化、一元管理。

フロー図・組織図・俯瞰図の作成

  • 複雑なオペレーションを可視化するフロー図の作成
  • 関係者の関係性や階層構造を可視化する組織図の作成
  • その他、各種構造や関係性を図解し可視化する俯瞰図の作成

マニュアル・作業指示書の作成

  • 各種業務マニュアルの作成
  • 業務ごとの時間の計測
  • 作業指示書の作成

英語・ドイツ語翻訳

  • AIを用いて既に存在しているクライアントの英文紹介文等複数を要約・加工し、アメリカのウェブマガジン用に翻案。専門の翻訳業者に依頼するよりも低いコストで対応。
  • 簡易的な同意書・契約書の翻訳。
  • ウェブサイトに使用するボタン、見出し、簡易的な文章の翻訳。 

Canvaを使用した簡易的なデザイン・ドキュメント作成

  • Canvaを使用したスライドのチェックと体裁調整、簡易的な修正
  • Canvaを使用した簡易的なバナー作成
  • 海外で販売されているおしゃれな有料のCanvaテンプレートの調査

AI活用事例

  • 英語翻訳他、多言語翻訳
  • 公開論文や執筆記事を多数有するクライアントさん専用のGPTs構築、メルマガ記事やブログ記事への転用
  • 英文記事、英文原稿からリライト・要約した米国ウェブマガジン用記事の作成
  • 補助金申請資料作成
  • 画像生成、画像出力

その他

  • 日英両言語での請求書の雛型作成
  • ベンダーや業者のコスト管理のための関数入りGoogleスプレッドシートの作成
  • 顧客管理(CRM)の名簿作成
  • 簡易的な経理業務(仕分け等)
  • 架電業務(問い合わせ等)
  • 英語やドイツ語での各種リサーチ、問い合わせ
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