オンライン秘書・事務代行の選定ポイントとは? ガーデニアのセカンドオピニオンサービス

Tomoe KOBAYASHI

オンライン秘書・事務代行ガーデニア代表小林です(詳しいプロフィールはこちら)。

ここ最近、サポートしているクライアントさん・経営者さんの代わりに事務代行会社を選定するお仕事をしています。

私のメニューでいうところのセカンドオピニオンサービスですね。

一般的には、同業他社=競合というとらえ方になると思うかもしれませんが、まだまだ黎明期の日本のオンライン秘書・フリーランス事務代行業界において、一緒に市場(マーケット)を広げていく仲間のような存在だと私は思っています。

私自身も自分の秘書・事務チームは持っていますが、ボリュームのある事務作業(たとえばSNS運用代行等)を巻き取って月商を上げる路線はマネジメントコストが上がると感じているので、現状ではオーケストラを渡り歩く客演指揮者のようにディレクター的なポジションになることが多いです。

よって、いわゆる作業的な業務を行ってくれるフリーランス秘書や事務代行さんを依頼側の立場として知っておくというのは、私にとってもとても重要なことなのです。クライアントさんに客観的に提案ができますし、いざという時に「いい人・業者知らない?」と言われて即答できる引き出しが増えますからね!

※そういう目的もあって、タレントプールを構築中です。

時々、競合=ライバルと思って敵視してしまう方もいますが、時と場合によっては依頼側になったり、受注側になったりすることがあり得る世界なので、もっと仲良くして欲しいです(笑)人見知りですが・・・w

脱線しました。

この作業のためにヒアリングシートをまとめて、条件がマッチするかどうかをクライアントさん側にも、事務代行さん側にも聞き取るようにしていますが、このヒアリングシート自体が結構役立つなと我ながら思っています。

その理由は、以下の通りです。

正直、事務代行会社のうたい文句はどこも同じようなもので似たり寄ったりですし、時給単価自体も大して変わりません。やっている作業内容も、特別なスキルを要するものはなく、慣れ次第という感じのものが多いです。つまり、提供しているサービス内容そのものは正直ほぼ同じです。

だからといって、事務代行会社はどこを選んでも同じではありません。

事務代行会社を選定するうえで重要なのはむしろ、業務プロセスを互いに共有できる(可視化してもらえる)か、明瞭会計か(明細を提示してくれるか)、こちら側の要求や条件に応じてくれるか、隠れたコスト(後出しじゃんけん的なコスト)がないか、などの譲れないポイントを事前にしっかりと話し合ってから実際に契約することです。

なお、もっと他にも細かいポイントがあります。稼働時間の計上を1分単位、5分単位、10分単位とするのか。端数は切り上げなのか、切り捨てなのか。固定報酬契約の場合、未使用稼働時間を繰り越せるのか、などなど。

こういう委細を詰めてから契約しないと、事務代行ってスイッチングコストがとても高いですから、後々大変になります。(そこを逆手にとって相手の事業に食い込んでいくしたたかな事業者もいますが・・・)

私はフリーランス秘書、オンライン秘書としてはまだ1年未満でしか仕事していませんが、法務系BPO企業での約5年間勤務経験があり、そこで顧客対応の管理職として、たくさんの顧客とのトラブル事例やクレーム事例を見聞してきました。また、外注フリーランスや外注業者に発注することも経験しています。

つまり、事務代行の受注側と発注側どちらの立場も経験していますので、双方ともにwin-winになれる落としどころの見つけ方はある程度上手になったかなあと思っています。

クライアントさんの側に立ちつつも、あまりに無謀な要求を事務代行会社につきつけると関係性が悪くなりそうな場合はその旨きちんと伝えますし、依頼側・発注側の互いにメリットがある報酬決定の落としどころや、効果的な報酬UPの仕方などもtipsがあります。

クライアントさん、事務代行会社の二者に対して、第三者的にサポートするのがガーデニアのセカンドオピニオンサービスだと思って頼ってくださればと思います。

まずは、お気軽にお問い合わせください。一緒にベストな解決法を探しましょう!

ABOUT ME
ガーデニア代表小林
ガーデニア代表小林
全体像を意識しながら伴走するコンシェルジュ型秘書/事業の扇の要となるChief of Staff(CoS)
タスク管理スケジュール管理を中心に、フリーランス・個人起業家・社員10名程度までの中小企業さんのバックオフィス業務と事務局代行、事業の要をつくるChief of Staff(CoS)サービスを提供しています。 ※詳しいプロフィールはこちらから
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