丸投げOKをうたう業者に注意！“丸投げしない”外注管理で成功した経営者の秘密、ディレクター秘書とは？

最近急増中！「丸投げOK」外注・BPO業者が抱える落とし穴

最近ネットで検索すると、「丸投げOK」や「すべてお任せ」といった言葉を売り文句にしたBPO企業があふれかえっています。オンラインビジネスやインターネットビジネスではこうしたフリーランスの外注業者と事業を作ることが一般的で、そうした外注業者の中には、投げっぱなしで大丈夫！を謳うところもあります。

しかし、そもそも製造業の分野では、丸投げ外注が事業に大きなリスクをもたらすというのは常識です。

それにもかかわらず、昨今、バックオフィスや間接部門のBPOサービスの世界では「手間ゼロ」や「お任せ」といったキーワードが広がり、つい丸投げしてしまった結果、大きな事業リスクにさらされる経営者も少なくありません。

専門家・識者が警鐘！丸投げ外注のリスクとは

製造業の外注管理の現場を解説した『図解でわかる外注管理 いちばん最初に読む本』でも、

• 外注先にすべて任せてしまうと、業務やコストがブラックボックス化しやすくなる
• 気づいた時にはコストや作業範囲が膨らんでしまうリスクがある
• しかも、コントロール権が外注先にあるのでコントロールができなくなりがち

と警鐘を鳴らしています。

また、『自由と成功を手にいれる新時代の働き方 クラウドディレクター革命』にも、次のように書かれています。

• 外注にすべてを丸投げにしてしまうと、経営のコントロールを失いかねない
• これからの時代は、外部パートナーと共創し、全体最適を実現できるディレクション力が経営者に求められる

丸投げ外注が引き起こす主な問題点

丸投げ外注、投げっぱなし、まるっと巻き取り型の外部委託は、一時的に楽に感じられるかもしれませんが、実際には次のような問題を引き起こしがちです。

• 業務やコストがブラックボックス化する
• 情報やノウハウが社内に残らない
• 最終的にコスト増や事業改善や方向転換の際に足かせになる

このように、安易な丸投げ外注には多くのリスクが潜んでいることを、まずはしっかり認識することが大切です。

ディレクター秘書で変わる！“丸投げしない”外注管理の新常識

今注目されているのが「ディレクター秘書（クラウドディレクター、オンラインビジネスマネージャー）」の活用です。ただの秘書や作業代行ではなく、経営の右腕となる存在がディレクター秘書です。

ディレクター秘書の主な役割

ディレクター秘書は、プロジェクトや業務の進捗管理・全体の見える化、外部パートナーや社内チームとの連携・調整、コストやリソース配分の適正化、そして経営者の意思決定に必要な情報の整理と報告などを担い、外注管理を一元化します。

その結果、外注コストや無駄の可視化・削減が進み、経営者は“自分にしかできない判断や戦略”に集中できる環境を整えることができます。

経営者が“報連相”だけで済む体制をつくる

成功している経営者の多くは「ディレクター秘書からの報連相（報告・連絡・相談）だけを受け取る体制」を築いています。自分が外注先一社一社と細かくやり取りするのではなく、ディレクター秘書を間に置き、報連相のみで状況を把握して、重要な意思決定に集中しています。

この図のような三層体制によって、経営者は煩雑な日々のやり取りから解放され、必要な情報だけが整理されて届くので、迅速で的確な判断ができるようになります。また、トラブルや改善案もディレクター秘書がまとめてくれるため、課題の早期発見・早期解決にもつながります。

ディレクター秘書が果たしてくれる役割を以下にリストアップしてみます。

定期ミーティング・進捗レビューでリスクを先回り

ディレクター秘書は外注先との定期的なミーティングや進捗レビューも主体となって行い、業務の課題や今後の方針を整理します。どの業務にどれだけのリソースや費用がかかっているかも把握・見える化し、重複作業や無駄を特定してコスト削減や業務効率化を推進します。

意思決定や現場の情報は経営者自身がしっかり把握

重要な意思決定や現場の状況把握については、経営者自身がしっかりと関与します。経営判断が必要なポイントは必ずディレクター秘書から報連相があり、現場やプロジェクトのリアルな状況も要所で把握できるため、「任せつつコントロールする」姿勢が成長の秘訣となります。

ノウハウ・情報共有で企業力アップ

業務フローや外注の知見・ノウハウは、ディレクター秘書が社内にしっかりと残し、ナレッジの蓄積を進めていきます。これが将来的な効率化やリスク回避につながります。

外注パートナーを「共創相手」として育てる

外注パートナーを単なる下請けとせず、事業成長を共に目指すパートナーと捉え、ディレクター秘書を通じて信頼関係や経営目線の提案力を育んでいくことで、企業全体の競争力が高まります。

まとめ　丸投げしない外注管理のためのディレクター秘書（クラウドディレクター、オンラインビジネスマネージャー）の活用が事業成長のカギ

「丸投げOK」を売りにする外注業者には、ブラックボックス化やコスト増といった多くの落とし穴があります。
本気で事業を成長させている経営者は、ディレクター秘書（クラウドディレクター、オンラインビジネスマネージャー）を活用することで、外注管理の見える化や全体最適を実現し、外注先を共創パートナーとして育てています。
この“丸投げしない”外注管理のスタイルこそが、これからの時代に求められる経営のあり方と言えるでしょう。

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どこから始めていいかわからない方や、進化型オンライン秘書・ディレクター秘書を自社に導入したい方は、ガーデニアのディレクター秘書プランをご活用ください。

一般的なBPO・外注業者が置くディレクター秘書は、その業者の社員やスタッフ、メンバーであるため、発注先の経営者の意向よりもBPO・外注業者の意向を優先しがちです。

しかし、ガーデニアは、経営者の側について、業務の見える化を叶えながら、外部業者の選定や指示出しをする外注管理の仕組みづくりをサポートし、貴社の成長を全力で伴走します。

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ディレクター秘書プラン｜取扱業務

【参考文献】
・神谷 俊彦 編著「図解でわかる外注管理 いちばん最初に読む本」アニモ出版
・山本 智也 他著「自由と成功を手にいれる新時代の働き方 クラウドディレクター革命」ビーパブリッシング

ガーデニア代表小林

全体像を意識しながら伴走するコンシェルジュ型秘書/事業の扇の要となるChief of Staff(CoS)

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合同会社ガーデニア代表。タスク管理スケジュール管理を中心に、個人起業家・社員１０名程度までの中小企業の経営者のためにバックオフィス業務と事務局代行、事業の扇の要をつくるChief of Staff（CoS）サービスを提供しています。 ※詳しいプロフィールはこちらから