スタッフ・メンバーについて
- アシスタントはどこで作業していますか？（作業環境、状況について知りたい）
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アシスタントは代表小林含め基本的に自宅でのテレワークで業務を行っています。メンバー全員と秘密保持契約を締結しています。また、個人情報など機密情報を扱う業務は、セキュリティ対策済みのパソコンを使用しセキュアな環境で作業できるメンバーのみが対応します。
- 対応するアシスタントの人数は何人ですか？ 依頼は誰に、何人にすればいいですか？
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業務の大小に関わらず、事務局代行業務、事務代行業務は基本的にチーム制を取っています。ご依頼時のご連絡窓口は基本的に１人となります。窓口担当の代表小林および／またはディレクター１名＋メンバー１名以上の合計２名以上で対応します。
- アシスタントの変更や指名は可能ですか？
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コンシェルジュ型秘書業務、タスク管理スケジュール管理プラン、CoSプランは代表小林が行います。事務代行、事務局代行の業務内容についてお困りの場合は、代表窓口までご相談ください。
- 担当アシスタントはどのように決定するのですか？ 一度決まったら変更はできませんか？
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ご依頼内容に応じて最適なメンバーをアサインしますが、業務についてお困りの事がありましたら、代表窓口までご相談ください。
- アシスタントのアシスタントの経歴や実績、スキルを知りたいですが可能ですか？
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当サービス代表小林の経歴や保有資格については、こちらの運営者情報をご覧ください。より詳細な経歴や保有資格をお知りになりたい場合は、秘密保持契約を締結いただいたのち開示させていただくことが可能です。その他のメンバー個人の経歴や実績、スキルに関しては、個人情報保護の観点から、具体的なご依頼内容に沿っており、かつ開示可能な内容のみお伝えします。たとえば、経理作業のご依頼があった場合、「日商簿記２級」程度のスキルを望まれている場合、当該資格を取得しているメンバーまたは同等のスキルがある者をアサインします。
- こちらが望むレベルの業務を提供してもらえない場合であっても担当者を交代できないのでしょうか？
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業務内容に関してご相談がある場合はいつでも代表窓口にお問い合わせください。最適な解決策を双方協議の上考えたいと存じます。
- 担当者変更による引き継ぎやチーム内での情報共有はこちらが依頼していなくても行っていただけますか？
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当サービスでは、クライアント様の事業に支障をきたすことがないよう、お預かりしている情報を担当チームのメンバー内で随時共有しております。秘密保持や情報漏洩に配慮しつつ、ChatworkやLINEグループなどを使って緊密にコミュニケーションを取り、GoogleDriveやDropboxなどのファイル共有システムを使用しております。
なお、これらのメンバー内での情報共有や引き継ぎはご契約いただいた時間を使用しております。情報共有や引き継ぎ等で使用した時間等は、秘書稼働表にてご報告させていただくことも可能です。
作業時間・稼働時間について
- 月単位での稼働時間は決まっていますが、一日の稼働時間に決まり/制約はありますか？
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プラン毎に1日の目安となる平均の作業時間・稼働時間を決めておりますが、ご要望により適宜ご相談させていただきます。たとえば、月初に稼働時間を多めに、月末を少なめにする等の調整が可能です。
- 待機時間も含めて稼働時間の計上になりますか？
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待機をご希望の場合、待機時間は稼働時間計上の対象となります。万一待機中にご依頼がない場合でも、待機時間は稼働時間を計上させていただきます。たとえば、●月●日AM10時にご依頼の指示をするので、作業をお願いします、と事前にご予約があり、実際にはご依頼の指示がAM11時だった場合、AM10時からAM11時の待機時間も稼働時間とみなします。特に待機時間のご指定がない場合（たとえば締め切りだけ決まっているタスク等）は、作業を行った実働時間を計上します。
- 至急の依頼や指示にも対応してもらえますか？
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原則、ご指示いただいた内容は、分量および難易度に応じて最短で翌営業日以降にて対応させていただいておりますが、できる限りご希望に沿えるような対応をさせていただきますので、窓口担当または担当メンバーまでご相談ください。なお、クライアント様都合で日本の土日祝日や日本時間の深夜時間の作業が必要な場合、別途追加料金をいただく可能性がございます。
- 作業時間の計上単位は１時間からですか？
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基本の事務代行プラン内作業時間は5分単位で計上、超過作業時間は15分単位で計上、端数時間は切り上げとなります。スポットのご依頼や30時間を超えるご依頼は、内容をお伺いして別途お見積もりいたします。コンシェルジュ型秘書、ドイツ語・英語を使用した翻訳業務、その他カスタマイズした特別なプランの場合は別途応相談にて条件を決定いたします。お気軽に詳細をお問い合わせください。
- 作業時間・稼働時間の内訳を教えてもらうことはできますか？
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プランにご契約されたクライアント様用に、Googleスプレッドシート等で随時秘書の日報（秘書稼働表）を共有いたします。月末の清算時には作業内容と作業時間・稼働時間をご報告します。
- 予算の上限があるので作業時間が超過しそうな場合は教えてもらいたいのですが、可能ですか？
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可能です。当サービスでは、クレドとして「誠実さ」（明瞭会計、事前のご連絡とお見積り）を掲げております。勝手に作業を行って、後から不明瞭な内訳の請求を行ったり、契約書に記載されていない不透明な手数料を計上することはございません。Googleスプレッドシートにて随時稼働時間を双方にて確認し、月額料金を超える作業時間が発生する場合は事前にご連絡をし、クライアント様のご判断を仰ぎます。ご予算を管理しながら、安心してご利用いただけます。
- 実際の作業時間以外に請求対象と見なされ計上される時間はありますか？
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実際の事務作業・代行作業以外に、クライアント様との連絡やり取りやお打ち合わせの時間、当サービスメンバー内での情報共有のためのミーティングの時間も、すべてご依頼の業務の遂行に必要な時間であるため、作業時間・稼働時間と見なし計上いたします。
セキュリティについて
- 個人情報保護に関してどのような対策をしていますか？
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契約時に秘密保持契約を含めた利用規約をご確認いただき、ご同意をいただいた上で情報を適切に扱っております。
作業を行うメンバーとも別途秘密保持契約を結び、ウイルス対策を含むセキュリティ対策チェックを行っております。
- 情報漏洩についての対策と、万一の場合の補償はどうなりますか？
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各メンバーと個別に秘密保持契約を締結しております。また、作業環境については、こちらの回答のようにセキュリティ対策を行っています。
初回無料相談時または業務開始時に締結した秘密保持契約に違反する情報漏洩が発生した場合には、生じた損害につき直接かつ通常範囲の損害を賠償いたします。詳細は秘密保持契約に詳細を記載しております。
その他業務に関する質問について
- 業務の依頼をメール/Slack/Discord等自分が好きなツールで行うことは可能ですか？
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可能です。お客様ご希望の依頼方法をお選びいただけます。テキストコミュニケーションを用いるツールであれば、ご希望の手段をご利用いただけます。なお、電話等でのご指示を希望の場合は、別途ご相談ください。
- 丸投げのような形ですべてよしなに対応してもらうことは可能ですか？
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可能です。ただし、事務局代行、事務代行サービスプランをお選びの場合は、クライアント様からの具体的な作業のご依頼に対して業務を遂行するサービスとなっておりますため、ご依頼いただく作業内容について不明点等がある場合はその都度お伺いさせていただきながら対応いたします。なお、丸投げで業務を巻き取ること（タスクの整理や分解）をご希望の場合は、コンシェルジュ型秘書サービスまたはCoS(Chief of Staff)プランをお選びください。
- 打ち合わせは録画可能ですか？ また、その場合動画データを共有してもらうことは可能ですか？
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初回無料相談の録画はお断りしております。業務委託契約締結後の録画は配布・共有可能です。なお、共有させていただく録画は秘密保持契約の対象となっておりますため、他所への漏洩・配布はご遠慮ください。
- 業務改善などの提案（コンサルティング業務）は可能ですか？
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事務局代行、事務代行サービスにつきましては、初月に業務設計を行い、内容にご同意いただきフローをおおよそ固めた状態でご依頼いただくことを条件としております。その後の業務設計ご変更も可能ですが、大幅な業務設計の場合は別途料金をいただく場合がございます。
コンシェルジュ型秘書プランを単体でまたは組み合わせてお申込みいただく場合は、業務プロセスを伴走しながら棚卸したり、整理し、随時の変更が可能です。決められたプロセス（たとえば、マーケティング部門、事務局部門）の外注業者へのディレクションはディレクター秘書プランをお申込みください。
主に社外関係者（パートナー）への発注や管理、タスクアサインなどをご希望される場合は、Chief of Staff (CoS)プランをご希望とお問い合わせください。
- こちらが貸与するパソコンや携帯電話、タブレットなどの端末をしての業務は可能ですか？
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事前に詳細を確認させていただくため、別途お申し込み時にご相談ください。
- 予測作業時間と実績作業時間とで大きく乖離があった場合はどうなりますか？
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予測作業時間と実績作業時間が異なる場合、実際に稼働・作業させていただいたお時間は請求の対象となります。しかし、秘書稼働表を随時共有することで、業務の途中経過のご報告等を行い、ご依頼いただいた業務の予測作業時間と実績作業時間が大幅に乖離しないよう密にコミュニケーションを取らせていただきます。複雑で難易度の高い業務をはじめて行う場合は時間がかかる可能性がございますことご了承ください。
- 会社や事務所に訪問してもらうことは可能ですか？
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基本は代表小林はじめ各メンバーはオンラインのみで対応しております。ハイブリッド型の対応（週１回だけ出社）等をご希望の場合は、別途お問い合わせください。１か月～２か月に１回程度のご訪問に関しては対応可能です。その場合、対応可能エリアは関西（大阪、京都）、東海（名古屋）、関東（東京）です。ただし、これ以上の頻度（週１回の出社等）でのご訪問や、ご訪問ありきの業務設計の場合は、対応できない場合がございます。
実績・クライアント事例について
- どのような企業が導入していますか？
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こちらのページにサンプルを掲載しています。守秘義務の都合上、より詳細な事例は別途お問い合わせください。必要に応じて事例をお伝えします。基本的にガーデニアでは、一人社長、個人事業主、社員・スタッフ10名程度までの中小企業に対応しております。メインの経営者様の業種は士業・実業、大学教員（大学教授、大学講師）、副業・複業経営者様で、男女比は9:1で男性が多く、年代は40代以上です。
- ガーデニアで得意とする・実績のある業界や業態はありますか？
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IT系企業やシステム会社経営者、実店舗経営者など、いわゆる実業系の経営者の方とのお取引が多いです。SNS（インターネットビジネス）起業家の方が経営者としてチームを作る際のサポートも多く承っています。経営者様の年代は40代～60代まで、9割以上が男性となっています。合理的・論理的な思考ができる方と相性が良いです。
なお、ガーデニア代表小林の経歴から、弁護士や弁理士の事務（パラリーガル）業務や翻訳業務のご打診をいただくことがございますが、当方ではこれらの士業に紐づく事務（特許事務、知財事務、法律事務などのパラリーガル業務）または翻訳（リーガル翻訳、知財翻訳、特許翻訳）は承っておりません。法律事務所や特許事務所のIT化、DX化、情報発信、海外とのやり取り等の秘書としてのサポート業務など、一般的なフリーランス秘書、オンライン秘書業務は可能です。
提供業務について
- ディレクター秘書、コンシェルジュ型秘書、Chief of Staff(CoS)の違いについて教えてください
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ディレクター秘書は主に外注パートナーや事務代行に対する管理やタスクアサインなど、対外的なバックオフィス業務の仕切り・取りまとめを行います。どちらかというと「社外」に対する関わりが多いと考えてください。特定の個人に対してサポートするというよりも、特定の業務（たとえば、セミナー事務局、SNS運用代行等）に対してサポートをします。
コンシェルジュ型秘書は、いわゆる個人付秘書として、特定の個人に対してサポートを行います。一部、ディレクター秘書的な役割を兼ねることもありますが、メインは一対一での経営者に対しての距離感の近い右腕的な対応となります。
Chief of Staff (CoS)は、ディレクター秘書＋コンシェルジュ型秘書の両方の機能を兼ねる存在で、特定の個人や特定の部門だけではなく、C-suite（役員、経営陣）のサポートや部門横断的に裏方業務を支えます。
- 事務代行サービスとしてどういう業務を提供していますか？
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こちらにおおよそ対応可能な業務をまとめています。すべて英語・ドイツ語での対応が可能です。※今後、その他の言語の対応も展開予定です。
- セカンドオピニオンサービスではどういうことを相談できますか？
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現状契約している事務代行会社さんがある場合、契約書や見積書などの中身を確認させて頂いたり、業務内容と価格の妥当性について検証させていただきます。まだこれから事務代行会社を選びたい・秘書を採用したいという場合は、事務代行会社や秘書のリサーチや選定、ヒアリングシートの作成、代理面談・商談などを行います。ご依頼内容に応じて金額が変わりますので、まずはご相談ください。