外注管理難しい？下手？業務委託を増やす前にディレクター秘書（クラウドディレクター）をまず採用するのが外注化の必須ポイントです
オンライン秘書・事務代行サービスガーデニア代表小林です（詳しいプロフィールはこちら）。
ここ最近、個人の（ひとり社長様の）タスク管理・スケジュール管理プランでお申し込みをされたクライアント様から、徐々にグループやチーム（外注業者、業務委託者）のタスク管理・スケジュール管理をお願いしたい、と言われることが多いです。
２～３人程度であれば、このあたりの仕切りは個人の方のタスク管理と似ているのですが、関わる人数が４人以上になると、ここから先は個人の方に対してのタスク管理・スケジュール管理とは全く違う要素が必要になってきます。
私は4~5名のチームリーダーや30人程度の課の管理職を経験しておりますが、やはり４名以上のチームをまとめる役割というのは、特定の個人との間での意思疎通に特化した個人付秘書に求められる要素とは全く違うと感じています。
この何とも言えない「中間管理職」的な役割・・・適切な言葉も定義もありませんが、最近読んだ以下の著書の中で、「クラウドディレクター」と呼ばれるのだということを知り、「これこれ！」と合点がいきました。
上記書籍の中より引用しますと・・・
「クラウドディレクターを上手に活用できる者がクラウドソーシングを制する」
とのことです！
確かに、これは納得感があります・・・。
正直、ワーカーさん（アサインされた仕事を作業していく作業者）は山ほどいますが、プロジェクトごとに適切な業務フローを設計し、マニュアルを作成し、ワーカーさんを取りまとめるという仕事がちゃんと機能しないと、そもそもアウトソーシング、クラウドソーシングをする意味がないばかりか、ただお金がだだもれていくという結果になります。
そこで、最近、新しくクラウドディレクター/外注管理者というサービスを打ち出すことにしました。
これは、いわば「社外管理職」「フリーランス管理職」のようなものだと思っていただければイメージがしやすいと思います。
特定のプロジェクトに関する業務フローを把握し、マニュアルを作成し、外注業者を選定し、契約書を結び、管理し、コストをコントロールしながら指示出し・管理・業務改善をするという役割です。
実は私は、あるニッチジャンルの事務作業のBPO企業で、管理職として、顧客対応・ルート営業をしたり、社内外の人材に仕事を割り振るという仕事を５年経験しています。
クライアントは、いわゆる大企業（ナショナルクライアント）や大手の士業系事務所（特許事務所や弁護士事務所）ということもあり、コスト要求をはじめ見積の内容についても厳しい要求を突き付けられることがありました。
そのやりとりの中で、クライアントさんが納得する契約書や料金表の作り方や、外注の品質管理、社内外の折衝などを試行錯誤してきました。クライアント様の不安や懸念を理解しつつ、BPO企業としても利益が残るような条件設定の訓練をしてきました。
私見ですが、ひとり社長や１０名程度の中小企業の経営者さんに圧倒的に不足しているのが、こういう外注管理者ができるオンライン秘書、クラウドディレクターだと感じています。
よくあるのが、「丸投げOK（投げっぱなしOK）」を謳う事務代行会社に、事務作業・事務局代行のプロセスごと丸投げしてしまって、最初はよくても後で問題になるパターンです。
確かに最初は、お任せで色々やってくれるのでらくちんですが、そのうちちょっとプロセスを変えたいというときに、変えられなかったり、いきなり翌月のコストが２倍に跳ね上がったりする。
✓「何にどれくらい時間をかけているか、稼働表を出してほしい」と伝えても、出してくれない（ブラックボックス化）。
✓突然の業績不振でコストカットしたくても、事務作業の料金が固定費として重荷になる。
✓事務代行会社を変えたくても、そもそもプロセス全体を任せきっているので、できない。
こんな話を、実は目下数社のひとり社長、経営者様から聞いております・・・。
私の場合は、前職のBPO企業での厳しいクライアント要求に日々さらされる中で、何がクレームになりやすいか、何が不満につながるかを知っているので、以前からクライアントさんに何も言われなくても、毎日「秘書稼働表」をつけて業務報告を行ってタイムチャージしていますし、無駄な作業や無駄な提案をチャージしないように気を付けています。もちろんですが、自分がミスした場合の稼働時間はチャージしません。
こういうルールを決めずに契約書を結んだり、発注に入ってしまうと、スイッチングコストが高い事務代行・オンライン秘書サービスは悲劇が待っていると思います。
というわけで、既にいくつかの経営者さんのクラウドディレクター/外注管理者としての仕事をしていますが、この度改めて、自分のサービスとしてディレクター秘書を提供し始めました。
上記で引用した「外注化／仕組み化の業務効率UPの教科書」山本智也 事務局の鈴木著（2024年6月刊行）にも書いてありますが、クラウドディレクターに支払う月額費用の相場は、月額15万円～となっています。
若干後学のサービスになりますので、いきなりの発注は怖いな・・・と思われる方は、初回６０分無料相談サービスをご利用いただければ、Zoomでお話しすることも可能です！
60分程度お話しするだけでも、私が実際に使用している事務代行会社のリスト、事務局代行会社の選定のポイントや、ワーカーの管理方法などのヒントをお伝え出来ると思いますので、お気軽にお問い合わせください！
